Mô tả

Chia sẻ thông tin cần thiết theo định dạng từng bước

In giấy hướng dẫn sử dụng hay là tài liệu tham khảo được in mô tả cách thực hiện một nhiệm vụ cụ thể hoặc một loạt nhiệm vụ. Đôi khi, phiếu hướng dẫn được sử dụng trong một tổ chức để cung cấp các quy trình hợp lý, từng bước để thực hiện các nhiệm vụ hoặc chức năng khác nhau.

Tuy nhiên, phần lớn các phiếu hướng dẫn được in để người tiêu dùng sử dụng. Hầu hết các phiếu hướng dẫn được in để đi kèm với sản phẩm được sản xuất và cung cấp thông tin cần thiết về sản phẩm đó. Ví dụ, hướng dẫn được in giải thích những điều quan trọng mà người dùng cần biết, chẳng hạn như cách mở hộp, lắp ráp, cài đặt, vận hành, bảo trì và/hoặc khắc phục sự cố sản phẩm.

Vì phiếu hướng dẫn thường là tài liệu “không rườm rà”, nên hầu hết các dự án đều được tạo bằng giấy trắng tiêu chuẩn với bản in đen hoặc xám. Điều này không chỉ tiết kiệm hơn mà mực tối trên giấy trắng còn tạo ra độ tương phản cần thiết để truyền đạt hướng dẫn rõ ràng. Ngoài việc có văn bản dễ hiểu, các phiếu hướng dẫn thường hiển thị hình ảnh minh họa, sơ đồ, sơ đồ luồng hoặc các hình ảnh trực quan khác để hỗ trợ khả năng hiểu.

☞Xem thêm: Giấy Kraft

Định nghĩa & ý nghĩa của sách hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn sử dụng là một tập sách hoặc một quyển sách thường đi kèm với một thiết bị (như máy khâu), thiết bị, trò chơi máy tính hoặc phương tiện, có hướng dẫn bằng văn bản hoặc clip nghệ thuật trực quan hướng dẫn người dùng cách sử dụng sản phẩm nói trên. Chúng thường là những công cụ tuyệt vời giúp người dùng làm quen với sản phẩm của mình trong thời gian ngắn.

Hướng dẫn sử dụng là gì? Hướng dẫn sử dụng, còn được gọi là hướng dẫn sử dụng hoặc sổ tay hướng dẫn người dùng, là một tài liệu
được tạo ra với mục đích hỗ trợ người dùng sử dụng và hiểu một sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình cụ thể. Tài liệu này thường được viết bởi một người có kiến thức chuyên môn về sản phẩm hoặc bởi nhân viên hỗ trợ của công ty. Các từ ngữ được sử dụng trong hướng dẫn sử dụng thường thân thiện với người dùng và khi sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, thuật ngữ đó sẽ được giải thích kỹ lưỡng.

10 loại sổ tay hướng dẫn

Sổ tay hướng dẫn vận hành: Sổ tay hướng dẫn vận hành (còn được gọi là sổ tay hoạt động của công ty) là một tài liệu hướng dẫn các thành viên của một tổ chức hoặc nhân viên của một công ty thực hiện các chức năng của họ một cách hiệu quả. Nó thường chứa các quy trình vận hành tiêu chuẩn để thực hiện các hoạt động một cách an toàn nhằm tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ. Về mặt chức năng, nó cũng tương tự như sổ tay nhân viên và đóng vai trò như một loại bách khoa toàn thư cho doanh nghiệp của một ai đó.
Sổ tay hướng dẫn của nhà cung cấp: Sổ tay hướng dẫn của nhà cung cấp là một tài liệu được sử dụng bởi các nhà cung cấp dịch vụ y tế hoặc chăm sóc sức khỏe như những người làm việc trong lĩnh vực nha khoa. Tài liệu này thường chứa các quy trình và giao thức an toàn khác nhau để thực hiện các dịch vụ y tế khác nhau. Tài liệu này về cơ bản đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện an toàn cho bệnh nhân và đạt tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt.
Sổ tay hướng dẫn sử dụng đồ nội thất: Sổ tay hướng dẫn sử dụng đồ nội thất là một tài liệu thường đi kèm với một món đồ nội thất khi khách hàng mua nó. Vì đồ nội thất đôi khi có thể phức tạp, nên điều quan trọng là phải có sổ tay hướng dẫn để khách hàng mua sản phẩm không bị lạc lõng. Về nội dung, sổ tay hướng dẫn thường đi kèm với hướng dẫn về cách lắp ráp đồ nội thất hoặc cách sử dụng đúng cách.
Sổ tay hướng dẫn công việc: Một sổ tay khác cũng quan trọng trong môi trường làm việc là sổ tay hướng dẫn công việc. Sổ tay này thường được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho người hiện đang được đào tạo tại một công ty. Loại sổ tay hướng dẫn này cũng được sử dụng cho các công việc đòi hỏi lao động chân tay như công việc nhà máy, công việc vệ sinh, công việc bơm nước, v.v.
Sổ tay hướng dẫn kỹ thuật: Sổ tay hướng dẫn kỹ thuật là một tài liệu được viết chủ yếu cho người dùng hoặc những người có ít hoặc không có kiến thức kỹ thuật về một sản phẩm cụ thể. Chức năng chính của nó là giúp người dùng cuối dễ dàng hiểu được các vấn đề kỹ thuật khi sử dụng một sản phẩm hoặc dịch vụ. Nói cách khác, tài liệu này cho phép người dùng cập nhật nhanh về một vấn đề nào đó.
Sổ tay hướng dẫn sử dụng: Sổ tay hướng dẫn sử dụng là một tài liệu nhằm hỗ trợ người dùng về cách sử dụng một sản phẩm cụ thể. Loại sổ tay hướng dẫn này sẽ hỗ trợ người dùng về cách sử dụng sản phẩm một cách an toàn, lành mạnh và hiệu quả. Nó thường bao gồm thông tin hình ảnh bằng văn bản (như biểu tượng, clip nghệ thuật, ảnh chụp màn hình hoặc bảng) để hỗ trợ người dùng
hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như dựng lều, làm cho điện thoại hoạt động bình thường, v.v.
Sổ tay hướng dẫn phần mềm: Sổ tay hướng dẫn phần mềm là một dạng tài liệu nhằm hướng dẫn người dùng về cách sử dụng một chương trình hoặc sản phẩm phần mềm cụ thể. Điều này rất quan trọng vì nó có thể giúp khách hàng nhanh chóng làm quen với một chương trình phần mềm. Nó cũng có thể đóng vai trò là tài liệu hỗ trợ để khách hàng xem bất cứ khi nào họ bối rối hoặc gặp sự cố.
Sổ tay hướng dẫn an toàn: Sổ tay hướng dẫn an toàn ghi lại các thông lệ, quy tắc và quy định về an toàn khi vận hành một loại máy móc nguy hiểm hoặc làm việc tại một nơi làm việc cụ thể. Sổ tay hướng dẫn an toàn rất quan trọng vì nó có thể giảm nguy cơ người dùng bị thương hoặc bị bệnh khi sử dụng một sản phẩm cụ thể. Tài liệu này cũng quan trọng tại nơi làm việc vì nó có thể ngăn ngừa các tai nạn nghiêm trọng tại nơi làm việc xảy ra, có thể dẫn đến bệnh tật, thương tích hoặc tử vong.
Sổ tay hướng dẫn sản phẩm: Sổ tay hướng dẫn sản phẩm nhằm hướng dẫn khách hàng cách sử dụng một sản phẩm cụ thể, chẳng hạn như vật liệu thủ công, bảng độc quyền, v.v. Tài liệu này cho phép người dùng nắm bắt nhanh một mặt hàng cụ thể, cho dù mặt hàng đó có bản chất đơn giản hay phức tạp. Tài liệu này cũng có thể cung cấp cho người dùng câu trả lời nhanh chóng và chi tiết cho bất kỳ câu hỏi nào họ có thể có về một sản phẩm.
Sổ tay hướng dẫn công việc: Sổ tay hướng dẫn công việc là một tài liệu có chứa các hướng dẫn được ghi chép lại làm rõ cách thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tài liệu này thường có các mô tả chi tiết về các bước liên quan đến nhiệm vụ để giảm khả năng xảy ra bất kỳ sự cố, hư hỏng và bất tiện nào. Đây cũng được gọi là hướng dẫn công việc hoặc quy trình vận hành tiêu chuẩn.

Công dụng, mục đích, tầm quan trọng của in sổ tay hướng dẫn

Khách hàng thường sử dụng sổ tay hướng dẫn bất cứ khi nào họ cần thông tin có thể thực hiện được về cách điều hướng sản phẩm hoặc khắc phục sự cố khi họ gặp phải sự cố. Họ thường bắt gặp tài liệu này bất cứ khi nào họ cần vận hành một số thiết bị nhất định hoặc khi họ cần hướng dẫn bằng văn bản để thực hiện đúng

Tài liệu bán hàng: Sổ tay hướng dẫn sử dụng là tài liệu có thể dùng làm tài liệu bán hàng cho một sản phẩm cụ thể. Đây là mục đích không thể tìm thấy trên tờ rơi sản phẩm hoặc kết quả nghiên cứu. Tài liệu này sẽ cung cấp mọi thông tin hữu ích cho khách hàng tiềm năng bất cứ khi nào họ yêu cầu thông tin.
Kiểm tra sản phẩm: Sổ tay hướng dẫn cũng là tài liệu hữu ích khi tiến hành kiểm tra thiết bị hoặc thiết bị. Trong quá trình kiểm tra, tài liệu đầu tiên mà thanh tra viên thường tìm kiếm là sổ tay hướng dẫn và họ sẽ sử dụng sổ tay này để so sánh sản phẩm đang được kiểm tra với mẫu phê duyệt. Để đảm bảo điều này có hiệu quả cho mục đích của mình, tài liệu này phải được viết rất chi tiết.
Hiệu quả sử dụng sản phẩm: Sổ tay hướng dẫn sử dụng cũng sẽ cho khách hàng biết cách sử dụng sản phẩm (máy ảnh, điện thoại,
máy bay không người lái) một cách hiệu quả. Trong sổ tay hướng dẫn, các tính năng chính của sản phẩm thường được sử dụng thường xuyên thường được nêu bật, từ đó có thể giúp người dùng sử dụng sản phẩm hiệu quả. Ngoài hiệu quả, chúng cũng có thể đi sâu vào chi tiết và chứa hướng dẫn từng bước kỹ lưỡng về cách sử dụng sản phẩm.
Sử dụng sản phẩm đúng cách: Về cơ bản, hướng dẫn sử dụng cung cấp thông tin cho người dùng về cách vận hành đúng
của một sản phẩm cụ thể. Khi được viết đúng cách, nội dung của chúng phải tiếp cận người dùng với mục đích cung cấp lời khuyên sử dụng đúng cách. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro người dùng đưa sản phẩm đến tình trạng không thể vận hành.
Tăng doanh số: Các doanh nghiệp cũng sử dụng hướng dẫn sử dụng để thúc đẩy doanh số bán hàng của họ tăng lên. Họ có thể
làm như vậy vì khách hàng thường yêu cầu hướng dẫn sử dụng sản phẩm để có bất kỳ ý tưởng nào về cách sử dụng sản phẩm trước khi họ nghĩ đến việc mua nó. Khi họ không hiểu những gì trên hướng dẫn hoặc khi không có hướng dẫn, thì có khả năng họ sẽ chỉ đơn giản là chuyển sang một sản phẩm khác từ một thương hiệu khác.

Có gì trong sổ tay hướng dẫn? Các bộ phận?

Mục lục: Phần này của sổ tay hướng dẫn liệt kê nội dung/chương theo thứ tự trình bày với số trang tương ứng.
Các bước thủ tục: Đây là phần chính của sổ tay hướng dẫn và chứa các bước được đánh số, hợp lý giúp người dùng giải quyết vấn đề.
Bảng và Biểu đồ: Các yếu tố này giúp tăng cường tính rõ ràng về nội dung của sổ tay hướng dẫn bằng cách chỉ ra cách các phần nội dung liên quan, bổ sung và tương phản với nhau.
Thuật ngữ trong từ điển: Phần này của sổ tay hướng dẫn xác định bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật nào có thể có trong tài liệu.
Thông tin phòng ngừa: Phần này của hướng dẫn sử dụng hỗ trợ an toàn cho người dùng và thường giúp nhà sản xuất giải quyết các vấn đề về trách nhiệm liên quan đến sản phẩm

Làm thế nào để thiết kế một hướng dẫn sử dụng?

Chọn kích thước hướng dẫn sử dụng.
Quyết định mục đích của hướng dẫn sử dụng.
Chọn mẫu hướng dẫn sử dụng mong muốn của bạn.
Sửa đổi nội dung và cấu trúc của mẫu cho phù hợp với mục đích của bạn.
Thêm hình ảnh/đồ họa hỗ trợ bất cứ khi nào có thể.
Hoàn thiện mẫu và tải xuống.

Sổ tay hướng dẫn so với hướng dẫn

Sổ tay hướng dẫn cung cấp thông tin kỹ thuật chi tiết về cách sử dụng sản phẩm hoặc cách tuân thủ các tiêu chuẩn tại nơi làm việc và cũng có thể được gọi là sách giáo khoa hoặc sổ tay làm việc.
Hướng dẫn là tài liệu cung cấp thông tin chính xác, ngắn gọn và dành riêng cho người dùng và cũng được gọi là danh mục hoặc sổ tay hướng dẫn.
Sự khác biệt giữa sổ tay hướng dẫn, Sổ tay hướng dẫn và sổ tay người dùng là gì?
Sổ tay hướng dẫn là tài liệu cung cấp hướng dẫn về cách sử dụng sản phẩm, cách thực hiện các nhiệm vụ tại nơi làm việc, v.v.
Sổ tay hướng dẫn là cuốn sách có thể dễ dàng mang theo như một tài liệu tham khảo và cũng có thể là một cuốn sách tham khảo ngắn gọn nói về một chủ đề hoặc chủ đề cụ thể.
Sổ tay hướng dẫn sử dụng là tài liệu nhằm hỗ trợ người dùng sử dụng một dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể (có thể là phần cứng như đồng hồ hoặc phần mềm như chương trình máy tính để sử dụng trong trường học).
Kích thước sổ tay hướng dẫn sổ tay hướng dẫn là tài liệu quan trọng có thể đi kèm với sản phẩm đã mua hoặc có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các quy trình tại nơi làm việc. Để các tài liệu này có hiệu quả, cần phải tuân thủ đúng kích thước hướng dẫn sử dụng và đối với các kích thước tiêu chuẩn, sau đây là những kích thước hiện đang được sử dụng rộng rãi.

Ý tưởng & ví dụ về hướng dẫn sử dụng

Sách hướng dẫn sử dụng có nhiều loại và mục đích khác nhau và quy trình tạo ra những tài liệu này sẽ tương đối dễ dàng nếu bạn biết mình đang làm gì. Dưới đây là một số ý tưởng và ví dụ về sách hướng dẫn sử dụng khác nhau có thể truyền cảm hứng và hỗ trợ bạn nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi tạo loại tài liệu này.
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn đào tạo
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn chính thức
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn công việc
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn trò chơi
Ý tưởng và ví dụ về thiết kế hướng dẫn
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn của nhà cung cấp
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn kỹ thuật
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn lắp ráp
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn sản phẩm
Ý tưởng và ví dụ về hướng dẫn phần mềm

Câu hỏi thường gặp về in sách hướng dẫn sử dụng

Mục đích của hướng dẫn là gì?

Về bản chất, mục đích chính của hướng dẫn là cung cấp thông tin có thể thực hiện được cho người dùng về cách điều hướng sản phẩm, khắc phục sự cố sản phẩm hoặc hướng dẫn nhân viên về các quy trình và tiêu chuẩn an toàn tại nơi làm việc nhất định.

Tại sao hướng dẫn lại cần thiết cho thiết bị?

Hướng dẫn sử dụng là cần thiết cho thiết bị vì nó giúp người dùng vận hành thiết bị đó một cách an toàn, đúng cách và hiệu quả để tránh mọi thương tích hoặc bệnh tật nghiêm trọng.

Hướng dẫn sử dụng cần có những gì?

Các thành phần cần có trong hướng dẫn sử dụng bao gồm mục lục, các bước thủ tục chính, các bảng và biểu đồ hỗ trợ, bảng thuật ngữ và cuối cùng là thông tin phòng ngừa.

Bạn viết hướng dẫn sử dụng kỹ thuật như thế nào?

Để viết hướng dẫn sử dụng kỹ thuật, trước tiên, bạn cần quyết định kích thước của tài liệu mà bạn sẽ sử dụng, sau đó chọn hướng dẫn sử dụng kỹ thuật mà bạn có thể sửa đổi, sau đó sửa đổi cấu trúc và nội dung của nó để phù hợp với sở thích của bạn, sau đó thêm bất kỳ bảng, biểu trưng hoặc đồ họa hỗ trợ nào vào mẫu, sau đó xác minh và hoàn thiện nó.

Làm thế nào để viết hướng dẫn công việc?

Để viết hướng dẫn công việc, trước tiên, hãy bắt đầu bằng một tiêu đề, tiếp theo là phần giới thiệu ngắn gọn, sau đó mô tả cách thực hiện nhiệm vụ, sau đó định dạng đúng, sau đó sửa đổi tài liệu, cung cấp bất kỳ tài nguyên nào và cuối cùng, kiểm tra xem nó có hiệu quả không.

Tại sao chúng ta cần một hướng dẫn sử dụng?

Chúng ta cần một hướng dẫn sử dụng để đảm bảo sử dụng đúng sản phẩm đang được bán và để đảm bảo rằng các quy trình và tiêu chuẩn tại nơi làm việc phù hợp đang được tuân thủ.

Hướng dẫn sử dụng giúp ích cho khách hàng như thế nào?

Hướng dẫn sử dụng giúp người dùng sử dụng sản phẩm hoặc thiết bị đúng cách và cũng có thể đóng vai trò là hướng dẫn bất cứ khi nào họ gặp khó khăn hoặc bối rối khi sử dụng một dịch vụ cụ thể.

Tại sao hướng dẫn sử dụng lại quan trọng đối với một sản phẩm?

Hướng dẫn sử dụng rất quan trọng đối với một sản phẩm vì tài liệu này đảm bảo rằng sản phẩm được
sử dụng đúng cách.

Làm thế nào để tìm hướng dẫn sử dụng trực tuyến?

Để tìm hướng dẫn sử dụng trực tuyến, bạn có thể truy cập trang web của sản phẩm có thể được ghi trên bao bì và tiến hành đến phần hỗ trợ và tài liệu nơi bạn có thể tìm thấy tài liệu cụ thể này.

Hướng dẫn sử dụng kỹ thuật số là gì?

Hướng dẫn sử dụng kỹ thuật số là tài liệu cho phép dễ dàng kết hợp các video hướng dẫn có thể được chia sẻ trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc bằng các phương tiện và nền tảng khác.